Nu de Kerst in deze maanden niet zo ver weg meer lijkt, zetten de eerste voorbereidingen zich langzaam maar zeker in beweging. Welke activiteiten gaan we dit jaar organiseren? Welke nieuwe plannen kunnen we uitvoeren die bovendien een meerwaarde geven aan het winterseizoen? Na verschillende voorstellen te hebben besproken, kan één van de uitkomsten zijn: een ijsbaan van Xtraice!
Dat is precies het moment waar de planning voor het huren van de ijsbaan voor de Kerst begint.
Handleiding voor het huren van een ijsbaan voor de Kerst
Xtraice stelt een volledig team van deskundigen tot uw beschikking, experts op elk gebied, die u gedurende het hele proces zullen voorzien van advies en hulp tijdens het opzetten van uw ijsbaan.
1.-Afmetingen van de ijsbaan
In de eerste plaats krijgt U een projectmanager toegewezen die helpt bij het bepalen van de meest geschikte afmetingen van de baan en andere belangrijke aspecten.
- Beschikbare ruimte op de locatie van de ijsbaan. In dit opzicht, is het aan te bevelen om te beschikken over een harde en vlakke ondergrond, met goede toegang voor vrachtwagens om makkelijk te kunnen laden en lossen. Zodoende bespaart U extra kosten. Indien de ruimte niet direct geschikt is, zal er eerst een technisch bezoek plaatsvinden om een analyse van de locatie te maken.
- Capaciteit van de baan.
- Begroting beschikbaar voor het project.
2.- Huurperiode van de ijsbaan
Op de tweede plaats, is het belangrijk om te weten op welke dagen de ijsbaan open zal zijn. De montage en opbouw van de baan moet 2 tot 3 dagen voor de opening worden gedaan. De afbouw kan 1 tot 2 dagen voor het transport terug gedaan worden. In die zin is de planning van het project van groot belang, zodat het materiaal voor de baan bijtijds geboekt kan worden en u verzekerd bent van de levering van de ijsbaan en alle accessoires.
3.- Begroting
Als de huurperiode en afmetingen van de baan bepaald zijn, is het opmaken van een begroting de volgende stap. Behalve de baan zelf, zijn er bijkomende aspecten waar U rekening mee moet houden:
- Personeel voor de exploitatie van de baan
- Huisjes of soortgelijk, die dienen als opslag van het huurmateriaal (schaatsen, slijpmachine, etc.)
- Vergunningen voor huur en exploitatie
- Beveiliging van de baan, indien nodig
- Ondervloer, hulpmiddelen voor laden / lossen, toestemming voor werkverkeer, enz, indien nodig
4.- Bevestiging van het project
Als alle informatie besproken is, kan het project door Xtraice geaccepteerd worden. Om de baan officieel in te boeken, vraagt Xtraice een gedeeltelijke aanbetaling van de totale kosten om het materiaal voor de baan en de huurperiode vast te leggen.
Mocht u verplicht zijn om het huren van de ijsbaan uit te schrijven via openbare aanbestedingen, zoals vaak het geval is bij huurprojecten voor gemeenten, dan kunnen wij u hierbij helpen.
5.- Organiseren van de dag van opbouw
Als alle kenmerken van het project eenmaal bekend zijn, dan informeert Xtraice over de dag van levering van het materiaal, personeel dat nodig is voor de opbouw van de baan en andere aspecten zodat U als klant overal rekening mee kan houden:
- hulpmiddelen voor het lossen en laden van de vracht
- toegankelijkheid van de locatie
- vrijwilligers
Gedurende het hele proces is er niets belangrijker voor ons dat u kunt rekenen op de deskundige hulp en ervaring van onze medewerkers. Xtraice zal U van begin tot eind begeleiden en ondersteunen. Een team met meer dan 20 jaar ervaring garandeert dat u in de beste handen bent.
